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Chroniques

Comment diminuer la perte de temps au travail ?

« Attends, il est déjà 16h ? Mais je n’ai pas réglé la moitié de mes objectifs du jour ! » Cette phrase vous dit sûrement quelque chose, avouez-le. La gestion du temps au travail est un art qu’il est parfois difficile de maîtriser. Heureusement, vous pouvez compter sur Buddha-Station pour vous aider à y voir plus clair. Nous vous donnons des solutions pour diminuer la perte de temps au travail ! 

Cet article revisite les principales sources de perte de temps et quelles astuces intégrer dans votre quotidien professionnel pour y remédier.

Les réunions

Ah, les réunions… ce moment si important mais qui peut être si chronophage. Ce n’est pas forcément de votre faute si vous rêvassez en cours de route. Le problème vient de la réunion elle-même. On sait quand elle commence, mais on ne sait jamais vraiment quand et comment elle finit.

Entre les minutes qui deviennent des heures, l’ordre du jour inexistant, les objectifs imprécis, et les discussions hors-sujet, vous avez là un véritable exemple de perte de temps !

Solutions

La réunion est un outil de communication fondamental. Il est donc nécessaire qu’elle soit correctement orchestrée afin de mettre tout le monde au même rythme. Définissez l’ordre du jour avec un objectif précis.

Ne conviez que les personnes essentielles et respectez le temps prévu. Vous prendrez des décisions plus efficacement et vous pourrez retourner à vos affaires plus rapidement.

Le manque de communication

Trop parler, c’est mal. Ne rien dire, c’est pire ! Si vos employés ne communiquent pas ou mal entre eux, vous êtes assuré de faire perdre du temps et de l’argent à votre entreprise. Si les équipes ne s’alignent pas entre elles, ou que les informations sont transmises aux mauvaises personnes, votre projet aura forcément du retard.

Solutions

Pour regagner ces précieuses minutes, proposez la création d’un espace de partage des documents comme Google Drive par exemple. Si vous êtes chef de projet ou patron, assurez-vous que chaque employé possède la bonne information pour poursuivre son travail et clarifiez les rôles de chacun. Économie d’heures de travail garanties !

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Les défaillances informatiques

La technologie est aujourd’hui indispensable sur le marché du travail et il vaut mieux être certain qu’elle ne va pas vous abandonner en cours de projet. Les pannes, les bugs informatiques, et les lenteurs de réseau nous pourrissent la vie. Nous comptons en moyenne 30 minutes par jour perdues quotidiennement à cause de problèmes informatiques. C’est presque 109 heures par an !

Solutions

Pour diminuer la perte de temps au travail, il est essentiel de vous équiper de matériel performant, plutôt récent et surtout d’effectuer des maintenances régulières ! Un département informatique ou même un expert sera toujours très utile pour éviter les crises de nerfs de bon matin.

Les courriels

Si vous travaillez sur un ordinateur, vous avez forcément une boîte mail. Cet outil est certes très utile mais ô combien prenant. Vous recevez chaque jour une quantité astronomique de courriels. Entre les demandes urgentes, les messages trop longs, ceux qui ne vous concernent pas et les échanges interminables, vous pouvez aisément passer une journée de travail à tout traiter !

Solutions

L’astuce pour éviter la spirale infernale est de consulter ses courriels à heures fixes et d’y accorder un temps limité. Bannissez les longs courriels et allez droit au but. Vous pouvez également prendre votre téléphone ou proposer une visioconférence si la timidité ne vous arrache pas la langue. Au besoin, rédigez un rapide récapitulatif par courriel afin de garder une trace écrite de votre conversation.

Un bureau désorganisé

Les emplois qui nécessitent l’utilisation d’un bureau sont nombreux. Les travailleurs y passent le plus clair de leur temps. Si vous laissez le désordre envahir votre espace, les risques de perte de dossiers, d’informations cruciales et de temps sont triplés.

Solutions

Faites le ménage de votre bureau réel et virtuel régulièrement. Un bureau mal rangé, c’est aussi le bazar mental assuré. Un espace de travail propre et bien organisé vous motivera à travailler et augmentera votre bien-être physique et psychologique.

Oui oui, c’est vrai ! C’est même inscrit dans le guide ultime du bonheur au travail de Buddha-Station !

Les interruptions intempestives

Que ce soit au bureau ou en télétravail, il n’est pas rare de se faire déranger ou d’être parfois déconcentré. Les notifications de vos réseaux sociaux, les appels téléphoniques, la navigation personnelle sur le Web, et les fameuses discussions « Je te dérange pas longtemps » sont des pertes de temps gigantesques.

Solutions

Pour lutter contre les interruptions et la déconcentration, essayez de vous déconnecter le plus possible. Mettez votre cellulaire en silencieux ou bloquez les notifications.

Prévoyez vos plages de travail et fixez vos limites avec vos interlocuteurs. Si vous êtes occupé, prévoyez un rendez-vous ou dites-leur que vous reviendrez vers eux plus tard. Simple, diplomate et efficace.

Gérer le travail des autres

Saviez-vous que votre comportement professionnel est parfois un facteur de perte de temps ? Par exemple lorsqu’on vous demande de traiter un dossier qui n’est pas de votre responsabilité. Vous vous en occupez pour rendre service mais vous prenez du retard sur votre propre travail. Si vous êtes un chef de projet, vous pouvez avoir la tentation de micromanager les tâches des autres et de finir par tout gérer

Solutions

Tout comme les interruptions intempestives, n’ayez pas peur de dire non. Ce n’est pas une fatalité si vous refusez une tâche annexe pour vous concentrer sur votre travail.

En tant que patron ou chef de projet, concentrez-vous sur les résultats et ayez confiance en votre équipe. Vous pouvez déléguer et lâcher prise de temps en temps. Le bâtiment ne s’écroulera pas, promis.

La fatigue et le stress

Si vous êtes perfectionniste ou qu’on vous en demande trop durant la semaine, il est possible qu’une visite indésirable frappe à la porte : la fatigue accompagnée de son cher ami, le stress. Ces deux facteurs nuisibles ont tendance à vous faire perdre une énergie considérable et un temps précieux.

Solutions

Pour diminuer la perte de temps au travail, il est important de s’écouter et de privilégier son bien-être. Accordez-vous des pauses et parlez-en autour d’un café ou d’un bon dîner. Bien s’alimenter accroît le bien-être et Buddha-Station offre notamment des services de repas frais et de collations saines. Plutôt sympa, n’est-ce pas ?

Buddha-Station, nous avons à cœur votre santé physique et psychologique. Consultez notre menu mais aussi notre blog rempli d’astuces et de conseils bien-être ! Si vous avez besoin de renseignements, contactez-nous et nous vous répondrons avec plaisir !